1、《預(yù)防措施控制程序》編寫(xiě)背景
　　
　　K公司是一個(gè)建筑工程公司，其組織結(jié)構(gòu)圖如下：
　　
　　由于涉及大量大型工程項(xiàng)目，包括多種方面的情況，特別是財(cái)務(wù)狀況與工程質(zhì)量?jī)蓚€(gè)部分，都十分容易發(fā)生問(wèn)題，因此要求采取預(yù)警系統(tǒng)，杜絕可能發(fā)生的問(wèn)題。另外實(shí)現(xiàn)通報(bào)手段，將質(zhì)量、財(cái)務(wù)、工期等重大問(wèn)題向各基層組織通報(bào)，引起注意，及時(shí)采取預(yù)防措施。公司下發(fā)通報(bào)時(shí)，要求填報(bào)通報(bào)附頁(yè)，這樣可以將基層討論的結(jié)果匯總，收集下屬的意見(jiàn)和建議，有利于公司及時(shí)采取預(yù)警措施。
　　
　　2、《預(yù)防措施控制程序》正文
　　
　　1.適用范圍
　　
　　公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生不合格以后，或公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要時(shí)，根據(jù)本程序要求識(shí)別預(yù)防措施，以消除潛在不合格原因，防止不合格發(fā)生。
　　
　　2.職責(zé)分配
　　
　　2.1管理者代表主持，企管辦具體負(fù)責(zé)預(yù)防措施的制訂和實(shí)施；
　　
　　2.2各相關(guān)部門(mén)參與預(yù)防措施的制訂和實(shí)施；
　　
　　2.3企管辦負(fù)責(zé)《質(zhì)量情況通報(bào)》的編制、發(fā)放與信息回收、整理；
　　
　　2.4財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部分別負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)部情況和工程質(zhì)量情況的預(yù)警系統(tǒng)進(jìn)行操作。
　　
　　3.程序描述
　　
　　3.1《質(zhì)量情況通報(bào)》的編制、發(fā)放、回收、處理
　　
　　3.2《財(cái)務(wù)狀況預(yù)警系統(tǒng)》
　　
　　3.3《工程質(zhì)量預(yù)警系統(tǒng)》
　　
　　3.4預(yù)防措施的制訂、實(shí)施和評(píng)審
　　
　　4.程序說(shuō)明
　　
　　4.1《質(zhì)量情況通報(bào)》，下簡(jiǎn)稱(chēng)《通報(bào)》
　　
　　4.1.1企管辦每季度*個(gè)月10日前，將編制的《通報(bào)》發(fā)放到公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)和班組，內(nèi)容包括：
　　
　　a.上季度公司質(zhì)量情況總體分析；
　　
　　b.上季度出現(xiàn)各類(lèi)不合格情況統(tǒng)計(jì)資料，包括不合格項(xiàng)數(shù)，分布，糾正結(jié)果，造成損失，主要原因等；
　　
　　c.重大不合格情況，包括具體情況介紹，糾正情況，損失情況，原因分析，責(zé)任部門(mén)，處理意見(jiàn)等；
　　
　　d.糾正措施和預(yù)防措施的執(zhí)行情況；
　　
　　e.質(zhì)量活動(dòng)中*事例的表?yè)P(yáng)和懈怠情況的批評(píng)；
　　
　　f.質(zhì)量工作部署，包括公司決定，決議，領(lǐng)導(dǎo)的指示，有關(guān)專(zhuān)家的分析，下一步工作的步驟等。
　　
　　4.1.2質(zhì)檢部，財(cái)務(wù)部和其他相關(guān)部門(mén)在每季度結(jié)束前五天將有關(guān)資料與信息交企管辦；
　　
　　4.1.3企管辦負(fù)責(zé)收集資料，編寫(xiě)《通報(bào)》，報(bào)管理者代表審核，總簽發(fā)；
　　
　　4.1.4《通訊》屬內(nèi)部文件，作為受控文件管理；
　　
　　4.1.5各部門(mén)和班組收到《通報(bào)》后，十天內(nèi)組織全體人員學(xué)習(xí)和討論，并填寫(xiě)《通報(bào)》附頁(yè)，報(bào)企管辦。
　　
　　4.1.6《通報(bào)》附頁(yè)將作為預(yù)防措施的記錄，由企管辦負(fù)責(zé)保存、備案。
　　
　　4.2《財(cái)務(wù)狀況預(yù)警系統(tǒng)》
　　
　　4.2.1每月5日財(cái)務(wù)部除了向總和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)表外，附報(bào)財(cái)務(wù)狀況預(yù)警報(bào)告，出現(xiàn)下述情況，財(cái)務(wù)部將不受月初的限制隨時(shí)遞送預(yù)警報(bào)告：
　　
　　a.當(dāng)某項(xiàng)或若干規(guī)定的預(yù)警指數(shù)超過(guò)限定范圍；
　　
　　b.總認(rèn)為有必要時(shí)規(guī)定遞送的內(nèi)容；財(cái)務(wù)預(yù)警報(bào)告，內(nèi)容包括：
　　
　　a.超過(guò)限定范圍的狀態(tài)，包括正常允許范圍及當(dāng)前值；
　　
　　b.與超標(biāo)相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；
　　
　　4.2.2總接到超標(biāo)的預(yù)警報(bào)告可以采取下列措施：
　　
　　a.召集相關(guān)部門(mén)討論超標(biāo)的原因及處理辦法；
　　
　　b.可以批轉(zhuǎn)或責(zé)成相關(guān)部門(mén)研究分析后聽(tīng)取匯報(bào)。
　　
　　4.2.3預(yù)警指數(shù)清單包括其正常值與允許范圍由財(cái)務(wù)部提出方案，每年在管理評(píng)審時(shí)進(jìn)行確認(rèn)和修改。
　　
　　4.3《工程質(zhì)量預(yù)警系統(tǒng)》
　　
　　4.3.1每月10日質(zhì)檢部向總和總工程師報(bào)送《工程質(zhì)量預(yù)警報(bào)告》。
　　
　　出現(xiàn)下述情況，質(zhì)檢部不受月初的限制隨時(shí)遞送預(yù)警報(bào)告：
　　
　　a.當(dāng)某項(xiàng)或若干項(xiàng)規(guī)定的預(yù)警指數(shù)超過(guò)限定范圍；
　　
　　b.總或總工程師認(rèn)為有必要時(shí)規(guī)定遞送內(nèi)容。
　　
　　工程質(zhì)量預(yù)警報(bào)告內(nèi)容包括：
　　
　　a.超過(guò)限定范圍的狀態(tài)，包括正常值及當(dāng)前值；
　　
　　b.超過(guò)限定值的情況說(shuō)明，以及質(zhì)量分析。
　　
　　4.3.2總或總工程師接到預(yù)警報(bào)告可以采取下列措施：
　　
　　a.召集相關(guān)部門(mén)討論超標(biāo)原因及處理辦法；
　　
　　b.可以批轉(zhuǎn)或責(zé)成相關(guān)部門(mén)研究分析后聽(tīng)取匯報(bào)。
　　
　　4.3.3預(yù)警指數(shù)清單及允許正常范圍，由質(zhì)檢部提出方案，每年在管理評(píng)審時(shí)進(jìn)行確認(rèn)和修改。
　　
　　4.4預(yù)防措施的制訂，實(shí)施和評(píng)價(jià)
　　
　　4.4.1在下列情況下公司的相關(guān)部門(mén)要制訂預(yù)防措施并實(shí)施：
　　
　　a.經(jīng)營(yíng)過(guò)程中出現(xiàn)不合格情況，糾正與糾正措施已經(jīng)落實(shí)，相關(guān)部門(mén)要對(duì)類(lèi)似和相近的情況進(jìn)行分析，識(shí)別潛在的不合格；
　　
　　b.公司經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)重大不合格情況下，各部門(mén)均得針對(duì)性地進(jìn)行分析，識(shí)別潛在的不合格；
　　
　　c.總或管理者代表認(rèn)為有必要對(duì)某些方面進(jìn)行潛在的不合格分析。
　　
　　4.4.2各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)潛在不合格的可能及原因進(jìn)行分
　　
　　析，制訂預(yù)防措施，形成正式《預(yù)防措施方案》，報(bào)企管辦。
　　
　　4.4.3企管辦對(duì)預(yù)防措施方案進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)后由管理者代表審批，下達(dá)實(shí)施。
　　
　　4.4.4企管辦收集預(yù)防措施實(shí)施過(guò)程中各種數(shù)據(jù)和信息，按方案要求進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫(xiě)《預(yù)防措施評(píng)價(jià)表》，報(bào)管理者代表審閱。
　　
　　4.4.5所有記錄和資料在預(yù)防措施實(shí)施驗(yàn)證通過(guò)后統(tǒng)一整理，作為管理評(píng)審輸入。
　　
　　5.質(zhì)量記錄
　　
　　5.1質(zhì)量情況通報(bào)
　　
　　5.2質(zhì)量情況通報(bào)附頁(yè)
　　
　　5.3財(cái)務(wù)預(yù)警報(bào)告
　　
　　5.4工程質(zhì)量預(yù)警報(bào)告
　　
　　5.5預(yù)防措施方案
　　
　　5.6預(yù)防措施實(shí)施記錄
　　
　　5.7預(yù)防措施評(píng)價(jià)表
　　
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