設施和工作環境控制程序【威創防爆品牌】
閱讀：628發布時間：2013-3-25
設施和工作環境控制程序
1、《設施和工作環境控制程序》編寫背景
A公司是一個以舉辦展覽和出國展覽為主要經營業務的中型企業，現有職工128人。其中各級管理人員、技術人員約80人。
公司行政組織機構設總辦公室、展覽業務部、出國展覽業務部、工程技術部、展覽設計室、供應部、財務部以及A展覽中心。
展覽場館是公司開展業務的基本條件。為舉辦大型展覽的需要，A公司已投資5億人民幣建造了一個具有*水平的A展覽中心，館內采用*的設施，并附設賓館和地下車庫，展覽面積2萬。可供舉辦各種展覽和會議。
為展覽提供的設施由主管展覽業務部負責控制，雖然展覽場館是本公司的，但仍需要展覽業務部就每一個展覽設施要求，和A展覽中心商量、安排。
為展覽提供配套服務的單位由主管展覽部負責，根據展覽項目的要求，進行確定。
至于布展中需要的設備、硬件和軟件，由工程部根據展覽業務部的要求，負責提供。
A公司員工的工作環境由總辦公室負責。
2、《設施和工作環境控制程序》正文
1.適用范圍
本程序適用在開展展覽業務過程中，需要進行的對展覽的設施和工作環境狀態進行識別、管理、維護的活動。
2.職責分配
2.1展覽業務部負責展覽場館安排和相應設備的配置以及為展覽提供配套的一條龍服務，如安全、消防、衛生檢查、工商稅務、運輸、食宿等服務的組織和協調。
2.2工程部負責有關設備、硬件和軟件的配置和維護。
2.3供應部負責有關設備、硬件和軟件的采購。
2.4總辦公室負責工作環境的評價，監督。
3.程序描述
a.展覽場館布置圖：
b.展覽設計布展說明：
▲攤位標準展臺是為3×3m2，可以根據需要進行調整
▲展臺布置要考慮留有滿足消防要求觀眾參觀通道的暢通
▲在展覽大廳里公司業務部應設現場辦公室，處理現場事務
▲在展覽大廳*據展覽項目的需要安排消防、安全保衛、工商稅務、銀行等為展覽會提供服務的單位的辦公場所
▲展覽場館在投資建設選址時已經考慮觀眾參觀交通便捷、有停車場、觀眾便于
疏散、參展商食宿方便等因素
c.責任分配表：
編號項目內容責任部門備注
1場館安排展覽業務部
2布展工程部負責有關的設備、硬件、軟件的配置和維護
3布展設計設計部
4選擇配套、服務單位展覽業務部
5現場辦公展覽業務部
6物資采購供應部
7開幕式后勤保障總辦公室
8為業務人員
提供工作環境
d.工作環境要求：
展覽業是項特殊的行業，要求公司組織機構精簡，業務人員精干。工作人員一專多能，一人多職，因此，公司zui高管理者要給公司員工提供一個良好的工作環境，以充分發揮廣大員工工作積極性和創造性。
要保持工作環境的良好狀態，應做到：
▲舒適、整潔、安靜的辦公場所
▲在業務人員辦公室配置現代化的辦公設施（包括電腦、網絡、交通工具）
▲對工作環境的保護：無污染，無噪聲，空氣清新等
4.程序目標
公司通過對設施和工作環境程序的控制，實現公司提供、管理和維護的設施和工作環境符合展覽服務的需要的目標，保證每一個展覽會能順利舉行。
具體要求是：
a.公司提供的展覽場館各種設施是否齊全，是否安全、是否具有*水平；
b.公司提供的展架及其硬件和軟件是否達到*水平；
c.公司的為展覽會服務的配套單位，是否協調一致，服務到位；
d.公司的業務人員在良好的工作環境下，精神飽滿，工作熱情，辦事效率高，能體現出團隊精神。
5.控制程序
5.1公司內部運作程序控制：
a.負責該項展覽的展覽業務部根據該項展覽的布展日期、內容、規模及其參觀人數，要求A展覽中心按期劃出展覽場地，并對其提供的相應設施進行考察，對其安全性、設施的*性進行評價，確定符合要求并填寫《展覽布展準備概況》；
b.工程部按該項展覽會的要求，配置展覽會的展臺、展架等設施以及為展覽會服務的硬件和軟件填寫《展覽布展準備概況》；
c.布展設計師按該項展覽會的要求，以及設施情況，進行布展設計，提供《布展規劃圖》；
d.工程部按布展設計方案進行布展。
5.2公司外部運作程序控制：
業務部負責和協調為展覽會提供配套服務的單位，根據展覽業是個系統工程的特點，公司必須和一批供方和合作者建立合作關系，以便為展覽提供支持性服務，即配套一條龍服務。通過合作，共同獲益。展覽業務部可以通過下列方式與供方和合作者一起工作，可使公司有獲益的機會：
▲使供方和合作者數量*
▲在雙方單位的zui合適的層次上進行雙向溝通，從而促進問題的迅速解決，避免扯皮、推諉等現象
▲在確認供方的過程能力方面與其合作
▲對供方交付的合格產品的能力進行監控
▲鼓勵和參與供方實施持續改進計劃
▲對供方和合作者獲得的成果進行評價，并收錄公司編制的《合格供方和合作者名錄》
a.展覽業務部根據為展覽提供支持性服務的需要，確定供方和合作者：主要有安全保衛、工商、稅務、衛生監督、海關、交通、金融機構、運輸、通訊、賓館、餐飲等，填寫《展覽布展準備概況》；
b.根據對供方和合作者的能力評價，確定合格供方和合作者，并編制《名錄》；
c.根據展覽項目的要求，在《名錄》中選擇供方和合作者簽約，明確權利和義務。5.3總辦公室負責展覽會開幕式等設備并和展覽業務部現場辦公室溝通、協調，以及后勤保障。一年四季每季對公司各部門辦公場所進行檢查，對其
舒適性、安全性，以及噪音、污染等情況作出評價，保證各部門有一個良好的辦公場所，現場辦公室每天均須填寫《展覽場地管理日記》；
5.4供應部負責對展覽物資的采購，并建立臺帳，規定保管人、領用人等。
6.控制質量記錄
6.1公司的展覽設備、硬件和軟件以及其他固定資產，應建立臺帳和標識，規定責任部門、責任人、使用人以及維修記錄；
6.2公司的《合格供方名錄》
6.3工作環境每年四季的檢查、評價的登記和記錄
6.4展覽布展準備概況
6.5布展規劃圖
6.6展覽場地管理日記
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